6 eficientes consejos para optimizar el proceso de envío

El transporte marítimo desempeña un papel clave en la cadena de suministro actual. Conecta a empresas y clientes en el mercado global y eso, naturalmente, plantea sus desafíos en el proceso. Cuando se producen complicaciones durante el envío, pueden aumentar los costes, producirse retrasos y deteriorarse las relaciones con los clientes. ¿Cómo pueden las empresas de logística y transporte optimizar el proceso de envío y evitar complicaciones innecesarias? Poniendo en práctica los siguientes consejos, pueden recortar costes, reducir los tiempos de tránsito y ofrecer una experiencia excepcional al cliente.

Fuente: www.canva.com

1. Evalúe los métodos actuales de envío

Antes de empezar a aplicar nuevos métodos, debería primero revisar los que utiliza actualmente durante el proceso de envío. Aunque el proceso en general no sea óptimo, algunas partes del mismo podrían verse afectadas. Revise todo su flujo de trabajo de envío e identifique sus puntos críticos e ineficientes. Analice si esos puntos conflictivos provocan mayores costes de envío o largos tiempos de tránsito y sustitúyalos por otros más efectivos y precisos. Existen algunos puntos débiles comunes que suelen encontrarse en los procesos de envío:

• Introducción manual de datos y papeleo: Si depende de procesos manuales, debe saber que aumenta el riesgo de errores y ralentiza el proceso de envío. Considere la posibilidad de utilizar tecnología de escaneado de códigos de barras para capturar información sobre los productos, actualizar los niveles de inventario y generar etiquetas de envío automáticamente.
• Falta de visibilidad en tiempo real: La visibilidad limitada del estado de los envíos, la información de seguimiento o los niveles de inventario pueden provocar retrasos, indagaciones de los clientes y dificultades para resolver problemas. Invierta en un sistema de gestión de pedidos que automatice el procesamiento de pedidos, la gestión del inventario y la generación de documentación de envío.
• Ineficiente embalaje y manipulación: Un embalaje inadecuado o una manipulación incorrecta pueden dañar la mercancía durante el transporte y le costará dinero en devoluciones o sustituciones. La clave para eliminar esos costes es estandarizar los procedimientos de embalaje y considerar una inversión en materiales de embalaje de calidad.

También es importante preguntar a los implicados en el proceso. Pida opiniones a los empleados que contribuyen al envío y escuche sus propuestas. Conocen bien el proceso, ya que trabajan en él todos los días, y los operarios de almacén o los especialistas en envíos pueden tener algunas propuestas efectivas bajo la manga.

2. Optimice las rutas de reparto

Este puede ser un consejo que le ahorrará más dinero y tiempo a largo plazo. La entrega de los envíos al cliente final es sólo un fragmento de todas las rutas de reparto por las que pasa un artículo de carga durante el proceso. Por lo tanto, analice los datos históricos de envíos e identifique los destinos de envío frecuentes, como almacenes, ubicación de proveedores, etc. Puede optimizar esas rutas de reparto utilizando un software de optimización que tenga en cuenta todas las variables del proceso.

Otra forma de optimizar las rutas de reparto es minimizar su número. Si consolida y planifica eficientemente sus envíos siempre que sea posible, podrá reducir el número de entregas divididas y recortar los costes de transporte.

3. Automate tasks associated with shipping

La automatización es el futuro de todas las industrias, incluida la logística. Objetivamente, las nuevas tecnologías casi siempre significan ahorrar costes y facilitar las tareas diarias que deben realizar los empleados. Y hoy en día ya existe una gran cantidad de software y tecnología automatizados que afectan positivamente a la gestión de la cadena de suministro. Si implementa un software de envíos que pueda integrarse con su sistema de gestión de pedidos, podrá conseguir un envío de mercancías más eficiente. Para automatizar y gestionar las operaciones de almacén, incluida la gestión de inventarios y el cumplimiento de pedidos, puede implementar un sistema de gestión de almacenes.

Su empresa también puede beneficiarse de otros sistemas que pueden realizar tareas que, de otro modo, sus trabajadores tendrían que hacer manualmente. Estamos hablando de software que podría automatizar la generación de etiquetas y su seguimiento para reducir los errores manuales o sistemas que se encargan de la gestión de inventarios y el cumplimiento de pedidos. Algunos de los programas más utilizados son ShipStation, ShipWorks, EasyShip y Shippo.

4. Optimice el embalaje

Cuando se trata de la optimización del embalaje, hay algunos métodos que pueden ayudarle a reducir sus costes y su duración. Una solución muy eficaz es embalar el envío en paquetes con las dimensiones adecuadas. Al elegir las dimensiones adecuadas de los paquetes, se evita desperdiciar espacio y se reducen los costes de transporte de los contenedores de envío.

Después de implementar la solución del tamaño adecuado del embalaje, también puede buscar opciones de materiales sostenibles. Si utiliza materiales ecológicos de embalaje, como papel reciclado, plásticos biodegradables, cojines de aire o envases reutilizables, su empresa reducirá su impacto ambiental y ahorrará dinero a largo plazo. Aplicar soluciones ecológicas también ayuda a su marca, ya que los clientes tienden a preferir las empresas más respetuosas con el medio ambiente.

Fuente: www.canva.com

5. Gestione la comunicación y las expectativas de los clientes

El proceso de envío puede hacer o deshacer la relación con el cliente. Si no mantiene una relación positiva con sus clientes, no tendrá a quién hacer envíos, así de sencillo. Para favorecerla, debe centrarse en mejorar la comunicación y la experiencia del cliente. He aquí algunos consejos para tener éxito en ello:

• Proporcione información en tiempo real de seguimiento para los envíos.
• Establezca expectativas de entrega realistas.
• Comuníquese proactivamente con los clientes en caso de que surja algún inconveniente.
• Ofrezca múltiples canales de comunicación (como correo electrónico, SMS o seguimiento en línea).

6. Digitalice la documentación necesaria

Si al envío le falta alguna documentación necesaria, se retrasará automáticamente. Puede evitarlo digitalizando tantos documentos del proceso de envío como sea posible. Si ya ha puesto en práctica algunos de los consejos anteriores, como la automatización y el uso de software avanzado, puede que ya se encuentre en el camino hacia la digitalización.

Casi todos los software avanzados ofrecen gestión de documentación. Por ejemplo, en nuestro software de planificación de cargas EasyCargo, puede gestionar sus planes de carga en línea y compartirlos con sus colegas sin necesidad de papeleo. De este modo, ahorrará tiempo y dinero y reducirá el riesgo de que su envío se retrase.