6+2 niezbędnych aplikacji online do pracy z domu, nie tylko podczas kwarantanny
Niefortunne wydarzenia ostatnich kilku tygodni przysporzyły problemów wielu przedsiębiorstwom. I choć dla wielu sklepów praca stacjonarna jest koniecznością, nadal istnieje wiele firm, których pracownicy mogą pracować całkowicie lub przynajmniej częściowo z domu. Jedyne, czego im potrzeba do pracy to laptop (czasem nawet obejdzie się bez niego) i połączenie internetowe. Obecna sytuacja zmusiła do pracy zdalnej nawet te firmy, które do tej pory nie były przystosowane do home-office’ów – do przewartościowania swojego podejścia i szybkiego znalezienia rozwiązania, które umożliwiłoby im prowadzenie działalności w sposób zdalny.
Można założyć, że kiedy sytuacja wróci do normy, popularność home-office’ów jako benefitu pracowniczego będzie jeszcze większa, ponieważ więcej firm będzie go oferować i więcej pracowników będzie miało z nim do czynienia. Wykorzystaj współczesne okoliczności jako okazję do ostatecznej zmiany procesów w Twojej firmie tak, aby można ją było obsługiwać z dowolnego miejsca. Z racji, że nasze procedury w EasyCargo są ustawione w ten sposób od samego początku, pomyśleliśmy, że podzielimy się 6+2 (według nas) niezbędnymi aplikacjami, które umożliwiają nam pracę z dowolnego miejsca na świecie. Nie jest to oczywiście jedyny sposób, sprawdza się u nas świetnie, więc i może u Ciebie będzie podobnie.
Google Chrome
Tak, poważnie. Zdajemy sobie sprawę, że sugerowanie przeglądarki internetowej jako aplikacji do pracy zdalnej może brzmieć trochę niepoważnie, ale korzystanie z pozostałych aplikacji z naszej listy z – dajmy na to – Internetem Explorerem może nie działać tak płynnie, jak z Chrome. A poza tym nie dałoby się korzystać z niektórych rozszerzeń w ogóle. Zalecamy więc zainstalowanie przeglądarki Chrome. Mając to już za sobą, zacznijmy od kilku fascynujących aplikacji.
Google Chrome
Źródło: https://logodownload.org/wp-content/uploads/2017/05/google-chrome-logo-1.png
Google Workspace
Używasz Gmaila jako swojego prywatnego konta? Czy podoba Ci się jego łatwość użytkowania, funkcje, doskonały filtr spamu, integracja z innymi aplikacjami i niezawodne serwery? Nam również. Dlatego zdecydowaliśmy, że chcemy używać Gmaila jako naszego firmowego klienta poczty elektronicznej. Google Workspace umożliwia korzystanie z poczty Gmail w domenie firmowej (nazwa@nazwafirmy.com). Oprócz tego, na koncie firmowym można korzystać także z innych aplikacji Google – Dysk Google, Dokumenty Google, Arkusze Google, Prezentacje Google, Google Meet i wielu innych. Za cenę zaczynającą się $5.4 (ok. 21 zł) miesięcznie otrzymujesz doskonałą podstawę do pracy biurowej.
Google Workspace
Dysk Google
Dysk Google to usługa do przechowywania i synchronizacji plików online, dzięki której masz dostęp do swoich plików z dowolnego miejsca i możesz je udostępniać każdemu – w firmie i poza nią.
Dokumenty Google
Dokumenty Google to edytor tekstu podobny do Microsoft Word. Jeśli jesteś przyzwyczajony do pracy z Wordem, przejście na Dokumenty Google będzie wymagało trochę oswojenia się, ale to tylko kwestia tygodnia lub dwóch.
Arkusze Google
Podobnie jak Dokumenty Google, Arkusze Google są alternatywą dla innego produktu Microsoft – MS Excel.
Google Meet
Kiedy współpracownicy nie pracują w tym samym miejscu, konieczne jest, aby czasami przedyskutowali problem, podsumowali daną sytuację lub przekazali sobie nawzajem aktualne informacje. Google Meet umożliwia Ci to dzięki – łatwym w użyciu i wysokiej jakości – rozmowom wideo. Większość ludzi jest prawdopodobnie bardziej zaznajomiona ze Skype, jednak uważamy, że Google Meet jest bardziej niezawodny, a dodatkowo może być powiązany z kontem Google Workspace.
Asana
Asana to aplikacja do zarządzania projektami, dostosowana do pracy w zespołach. Pozwala na tworzenie zadań i list rzeczy do zrobienia, uporządkowanych w projekty. Mogą one być widoczne tylko dla Ciebie lub możesz je udostępnić konkretnej grupie osób w Twojej organizacji, z którą współpracujesz przy projekcie, którą projekt w jakiś sposób dotyczy lub która musi go monitorować.
Asana
Źródło: https://luna1.co/eafc3a.png
Asana jest darmowa w wersji podstawowej. Ponadto jest zintegrowana z Google Workspace i wspiera integrację również z innymi aplikacjami online, np. Everhour.
Everhour
Everhour jest przeznaczony do śledzenia czasu spędzonego nad poszczególnymi zadaniami, podzadaniami i projektami. Po integracji z Asaną, klikasz na ikonę obok zadania, nad którym zamierzasz pracować, a Everhour automatycznie zaczyna liczyć czas spędzony nad tym zadaniem. Gdy skończysz pracę lub postanowisz zająć się czymś innym, przechodzisz do Asany, gdzie klikasz na ikonę kolejnego zadania.
Everhour
Źródło: https://blog-cdn.everhour.com/assets/images/new-design/screens/projects-dashboard-v2.png
Możesz również zainstalować rozszerzenie Everhour w Google Chrome – wtedy nie musisz nawet przełączać się do Asany, aby zaznaczyć zadanie, nad którym zamierzasz pracować. Wystarczy kliknąć w odpowiednim miejscu bezpośrednio w przeglądarce. Everhour generuje raporty dzienne, tygodniowe, miesięczne i ad-hoc, które mogą służyć zarówno jako przegląd sytuacji, jak i podstawa do naliczania wypłat lub faktur. Rozwiązanie to jest dostępne za darmo w wersji podstawowej.
Slack
Wspomnieliśmy już o Google Meet jako aplikacji do rozmów wideo. Większość naszej komunikacji odbywa się jednak za pośrednictwem programu Slack. Możesz uporządkować rozmowy na poszczególne kanały w oparciu o zespoły, projekty, klientów lub cokolwiek innego. W ten sposób jesteś częścią tylko tych czatów, które są dla Ciebie istotne. Jeśli musisz poszukać jakiejś informacji, wiesz, w którym kanale jej szukać. W przeciwieństwie do konwersacji mailowych, możesz opuścić każdy kanał w dowolnym momencie – koniec z “proszę usunąć mnie z wątku”.
Slack
Źródło: https://png.pngitem.com/pimgs/s/220-2201220_slack-software-hd-png-download.png
Porzuć staromodną, wewnętrzną komunikację mailową i przenieś ją do nowoczesnego Slacka! Wersja podstawowa jest bezpłatna.
Xero
Xero to oprogramowanie księgowe przeznaczone głównie dla małych i średnich firm. Jest proste i przyjemne w użytkowaniu, a jednocześnie oferuje wiele przydatnych funkcji, takich jak integracja z kontami bankowymi w celu automatycznego opłacania faktur i monitorowania przepływów pieniężnych. Xero pozwala wygenerować faktury za pomocą przycisku do szybkiej płatności i jest w stanie wysłać automatyczne przypomnienia o zaległych płatnościach. Możesz ustawić dostęp dla poszczególnych użytkowników tylko do tych sekcji Xero, które są im potrzebne do pracy, np. dla Twojego księgowego, kierownika biura itp. Generowanie raportów i analiz jest również dostępne. Oprogramowanie jest zoptymalizowane pod kątem smartfonów i tabletów, a cena zaczyna się od $20 (ok. 78 zł) miesięcznie.
Xero
Źródło: https://www.xero.com/
Naszym zdaniem te sześć wyżej wymienionych aplikacji wystarczy, jako podstawa do pracy zdalnej dla zdecydowanej większości firm. Jednak w tym artykule skupiamy się przede wszystkim na osobach z branży logistycznej i transportowej. Dla tych osób mamy jeszcze dwie aplikacje online ze świata logistyki, importu i eksportu.
EasyCargo
EasyCargo to aplikacja online do załadowywania kontenerów i ciężarówek. Wystarczy wprowadzić wymiary, masę, liczbę towarów i ograniczenia dotyczące załadunku (“Zakaz piętrzenia ładunku”, “Nie obracać, nie przetaczać”, itd.), po czym EasyCargo obliczy optymalny plan załadunku, oszczędzając przestrzeń ładunkową i czas na zastanawianie się, jak załadować ładunek. Możesz wprowadzić informacje ręcznie lub zaimportować je z Excela lub Arkuszy Google. Możliwa jest również integracja EasyCargo poprzez API z Twoim ERP (jeśli Twoim ERP jest SAP, niemiecka firma Status-c może pomóc Ci w integracji).
Interfejs użytkownika w EasyCargo
Rezultatem jest projekt graficzny w formacie PDF, model 3D w przeglądarce lub plan załadunku krok po kroku – każdy z tych dokumentów można wysłać do magazyniera z własnego domu. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o EasyCargo, zapoznaj się ze wszystkimi cechami produktu, wideosamouczkami lub po prostu przetestuj aplikację, używając 10-dniowej bezpłatnej wersji próbnej.
Podgląd planu załadunku krok po kroku
Jeśli Ci się spodoba, możesz wykupić np. roczny dostęp za 33€ (ok. 151 zł). Oferujemy miesięczne i roczne subskrypcje, jeśli często korzystasz z EasyCargo. W przypadku, gdy potrzebujesz zaplanować załadunki tylko kilka razy w miesiącu, oferujemy 24h karnety. Szczegółowe informacje o cenach znajdziesz w naszym cenniku. Jeśli będziesz mieć jakiekolwiek pytania, skontaktuj się z nami używając formularza kontaktowego.
IncoDocs
IncoDocs to kompleksowe narzędzie do zarządzania dokumentami, dostosowane do potrzeb importerów i eksporterów. Po wypełnieniu danych, takich jak informacje o trasie, informacje o produktach, kontakty itp., możesz wygenerować wszystkie dokumenty, które mogą być Ci potrzebne jako eksporterowi / importerowi w ciągu zaledwie kilku kliknięć.
Wygeneruj ofertę, wyślij ją do swoich potencjalnych klientów, którzy mogą w prosty sposób zatwierdzić ją lub wprowadzić kilka poprawek i odesłać jednym kliknięciem, automatycznie generując zamówienie zakupu, które zostanie dostarczone do Ciebie z powrotem. Możesz przekształcić je w fakturę Proforma, która zostanie wysłana do klienta w ciągu kilku sekund. Po akceptacji może być ona przekształcona w fakturę handlową. Gdy nadejdzie czas transportu towaru, możesz szybko wygenerować w aplikacji Listę do pakowania, Konosament oraz Dokument ISF 10+2. Oprócz wymienionych dokumentów, IncoDocs oferuje również tworzenie Świadectwa pochodzenia towaru, Dyspozycji wysyłkowej, Deklaracji zweryfikowanej masy brutto i wiele innych.
Aplikacja IncoDocs
I jak każdy program w tym artykule, IncoDocs jest całkowicie online, więc generowanie wszystkich dokumentów może być wykonane z dowolnego miejsca z połączeniem internetowym. Spodoba Ci się również fakt, że podstawowa wersja IncoDocs jest darmowa. A jeśli już mowa o IncoDocs, zapoznaj się z ich przewodnikiem zdalnego zarządzania eksportem, gdzie Ben Thompson, współzałożyciel tej firmy przedstawia swój pogląd na to, jak stawić czoło obecnym wyzwaniom i pracować zdalnie.
I to by było na tyle – 6+2 aplikacji, dzięki którym można całkowicie lub przynajmniej częściowo przełączyć się na tryb online i pracować z dowolnego miejsca. Wierzymy, że w ten sposób Twój biznes będzie bardziej elastyczny, stabilny i przyjemny w prowadzeniu go. A jeśli wybierzesz odpowiednie aplikacje, może to również pomóc Ci zaoszczędzić trochę kosztów.
