5 competências dos trabalhadores de armazém e dicas para as adquirir

O setor dos armazéns é um elo crucial na cadeia de abastecimento mundial e é essencial para o sucesso das empresas de uma variedade de indústrias. A necessidade de armazéns está a aumentar à medida que o comércio eletrónico se expande, o que faz crescer a dimensão do mercado e os lucros. É por isso que os trabalhadores de armazém qualificados são essenciais para o sucesso das empresas. Os trabalhadores de armazém têm de possuir competências profissionais especializadas relacionadas com a produção em armazém, como a operação de empilhadores, o conhecimento do vocabulário de armazém e a capacidade de possuir competências práticas como a organização e a resistência física. Saiba como reconhecer essas competências durante a realização de uma entrevista de trabalho.

Fonte: www.canva.com

O número de armazéns em todo o mundo atingiu quase 151,000 em 2020. A América do Norte possuia 25.000 deles. Em 2025, é provável que existam 180 000 armazéns a funcionar em todo o mundo, como resultado do boom do comércio eletrónico (Statista). Os armazéns modernos são ambientes complexos e a sua gestão requer uma sinergia de precisão, eficiência e competência. Para acompanhar as tendências atuais, os armazéns estão a utilizar muitas novas tecnologias.

Os trabalhadores dos armazéns são importantes

O a importância dos trabalhadores de armazém está a aumentar à medida que estes centros dinâmicos se transformam em sofisticados centros de logística e distribuição. Nos EUA, o número de trabalhadores no setor do armazenamento e da armazenagem quase triplicou nos últimos dez anos. O Gabinete de Estatísticas do Trabalho dos EUA (BLS) indicou que existiam 707 000 trabalhadores em 2013. Esse número aumentou para 1.933.000 em 2023 (BLS). Para manter as operações sem problemas e maximizar a produtividade, é crucial que essas pessoas tenham o conjunto de competências adequadas.

Quais são as competências que os responsáveis pelo armazém devem ter?

As competências de armazém são uma combinação de capacidades cognitivas e físicas que permitem às pessoas executar tarefas relacionadas com os armazéns com um elevado nível de competência e profissionalismo. Algumas capacidades são de natureza técnica e estão intrinsecamente relacionadas com as exigências específicas do posto de trabalho, como a capacidade de manobrar máquinas de grande porte, uma vez que 85% dos armazéns em todo o mundo utilizam empilhadores (G2).

Embora alguns destes as aptidões podem ser adquiridas através da experiência profissional prática, é necessário estar ciente de que algumas delas são adquiridas naturalmente desde o nascimento. Só através da combinação de todas elas é possível atingir o mais alto nível de eficiência nas operações do armazém. Compreender a relação simbiótica entre as capacidades aprendidas e as competências inatas realça a abordagem abrangente necessária para atingir os mais elevados níveis de desempenho no local de trabalho do seu armazém.

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1. Comunicação eficaz

A comunicação é fundamental para todas as empresas, inclusive as de logística. A maioria das profissões de armazém implica comunicar com clientes, empregadores e funcionários. Para facilitar a realização de tarefas e evitar erros dispendiosos, é essencial ter competências de comunicação eficazes. Certifique-se de que os seus trabalhadores conseguem trabalhar em equipa e comunicar uns com os outros. Como é que isso é possível?

Organizar a formação de equipas

Preparámos 5 ideias de formação de equipas, que diferem na duração da preparação e no orçamento.

• Simples jogos para quebrar o gelo, como Duas Verdades e uma Mentira ou Bingo, são rápidos de preparar e não requerem planeamento. São ótimos para estabelecer relações entre novos colegas de trabalho.

• Trazer jogos de tabuleiro ou de cartas para a sala para uma atividade descontraída de formação de equipas. Pictionary, Codenames ou Uno são jogos divertidos que não requerem qualquer planeamento.

• Planear um armazém Jogo olímpico no escritório ou na vizinhança. Terá de preparar locais, disciplinas e equipamento.
• Um dia de aventura ao ar livre que inclui coisas como canoagem, ciclismo e caminhadas pode ser uma ótima atividade. Embora envolva mais preparação, pode ser uma atividade eficaz de formação de equipas.
• Prepare a retiro de equipa de vários dias com atividades em trabalho de equipe, workshops e exercícios de formação de equipas. Esta é a opção mais complexa, que implica logística, alojamento e uma preparação significativa.

Escolher as ferramentas de comunicação corretas

A comunicação é crucial para qualquer operação de armazém. Uma comunicação eficaz pode melhorar todos os processos. É mais do que importante escolher as ferramentas e plataformas de comunicação corretas. Cada ferramenta tem os seus prós e contras, por isso, a utilização de uma combinação de todas elas pode ser benéfica. Eis algumas das ferramentas de comunicação mais utilizadas num armazém:

• Rádios e walkie talkies.
• Celulares e tablets.
• Fones de ouvido.
• Scanners e leitores de códigos de barras.
• Altifalantes e sistemas de som.

Certifique-se de que existe formação e apoio adequados para que o pessoal aprenda e utilize eficazmente as ferramentas escolhidas. Além disso, recolha continuamente as opiniões do pessoal do armazém para adaptar e melhorar as suas ferramentas de comunicação com base nas suas experiências e na evolução das suas necessidades.

Participar em workshops de comunicação

A identificação dos tópicos apropriados para os seminários de comunicação envolve a consideração das suas necessidades, desafios e áreas em que é necessário melhorar. Seguem-se alguns tópicos essenciais e sugestões para os seminários:

• Capacidade de escuta eficaz.
• Comunicação sobre segurança.
• Comunicação e colaboração em equipa.
• Resolução de conflitos.
• Competências de interação com o cliente.

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2. Capacidade de resolução de problemas

O trabalho num armazém inclui frequentemente a resolução de dificuldades imediatas. Os trabalhadores devem demonstrar a sua capacidade de resolução de problemas sem a assistência de um gestor. Embora as dificuldades mais complexas possam necessitar da atenção de trabalhadores com formação, o valor dos seus trabalhadores de armazém aumentará se eles conseguirem resolver problemas menos complexos que ocorrem ocasionalmente. Por exemplo, o excesso de stock de mercadorias ou a falta de espaço. Ajude-os a tornarem-se mais independentes.

Dicas para testar e adquirir competências de resolução de problemas

Estudos de caso no processo de entrevista

A utilização de estudos de caso numa entrevista é uma excelente forma de avaliar o comportamento de um candidato num cenário real, uma vez que estes estudos de caso refletem frequentemente as situações reais que poderão encontrar no exercício das suas funções. Consulte os dois exemplos seguintes de estudos de caso para avaliar a capacidade do candidato para resolver problemas.

• Recebe uma entrega de mercadorias num dia. No entanto, existem alguns artigos danificados no carregamento. Além disso, o conteúdo da carga não corresponde ao que está listado na folha de embalagem. Para garantir o bom funcionamento das operações e manter a exatidão do inventário, é necessário tomar medidas imediatas. Pode descrever algumas estratégias ou melhorias que implementaria para minimizar estes problemas no futuro?
• Imagine que você trabalha em um depósito que armazena uma variedade de produtos. Um dia você descobre que tem uma remessa para daqui a dois dias e que o estoque de um produto popular está a acabar. Mas, devido a um problema com o fornecedor, a remessa está atrasada em uma semana. A demanda dos consumidores por esse produto ainda está a crescer. Como você lidaria com a situação para garantir que o estoque não se esgote e que os clientes continuem satisfeitos?

Brainstorming

Fazer exercícios de brainstorming pode ser bastante desafiador. Selecione um facilitador experiente que possa conduzir bem a reunião, ao estimular um ambiente de conversação acolhedor e seguro. Para despertar o interesse das pessoas, é essencial fornecer materiais de leitura e discutir a relevância do assunto.

Incentive a geração de ideias e o pensamento criativo durante toda a sessão ao usar várias estratégias, inclusive mapeamento mental e discussões em grupo. Inclua atividades práticas e a visita de especialistas para aprimorar as habilidades de comunicação e manter o interesse dos funcionários. Incentive o trabalho em equipe entre os mesmos, ofereça oportunidades de feedback e perguntas e respostas e garanta o engajamento ativo.

3. Velocidade

Uma vez que os trabalhadores de armazém trabalham frequentemente com prazos apertados, a eficiência é da maior importância num cenário de armazém. Os membros da equipa têm de manter um ritmo que respeite as normas de qualidade e segurança. O valor daqueles que conseguem trabalhar rapidamente e, ao mesmo tempo, apresentar um desempenho de alto nível é muito maior.

Como é que pode ajudar os seus funcionários a tornarem-se mais rápidos e eficientes?

• Formação e integração: Proporcionar uma formação organizada que coloque uma forte ênfase nas melhores práticas e na gestão do tempo é crucial não só para as novas contratações, mas também para os trabalhadores existentes.
• Fluxos de trabalho eficientes: Simplificar continuamente os processos e fluxos de trabalho do armazém para eliminar estrangulamentos e reduzir passos desnecessários. Incentive os seus funcionários a sugerir melhorias como parte da cultura da empresa, que apoia a melhoria contínua.
• Integração tecnológica: Para aumentar a precisão e a eficiência em tarefas como a recolha de encomendas e o controlo de inventário, implemente tecnologias como leitores de códigos de barras, software de gestão de inventário e sistemas automatizados.
• Métricas de desempenho: Crie indicadores-chave de desempenho (KPIs) para medir o desempenho dos funcionários e estabelecer os objetivos de desempenho. Reveja estes indicadores e dê feedback com base nos mesmos. É uma forma eficaz de motivar os seus funcionários.

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4. Conhecimentos de informática

Muitos trabalhadores de armazém dedicam anos de esforço sem nunca se aproximarem de um computador. Tente manter-se a par das tendências e nunca pare de inovar. Existem muitos softwares que podem poupar-lhe tempo, muito dinheiro e ajudar os seus funcionários a trabalhar com mais eficiência. Ensine-os a utilizá-los. Pode testar os conhecimentos informáticos durante as entrevistas, ao passar tarefas básicas para realizarem num computador.

Talvez não saiba: EasyCargo sabe que quanto mais cedo começar a estudar, mais fácil será. É por isso que decidimos oferecer às escolas, universidades e outras instituições de ensino relacionadas com a logística um ano de acesso gratuito à aplicação de planeamento de cargas com todas as funcionalidades e atualizações. Saiba como pode fazer parte do programa e ajudar os seus alunos a adquirir uma grande vantagem em termos de competências para o seu futuro percurso profissional em relação à concorrência.

5. Cautela

Os acidentes de trabalho são um problema em todos os ambientes de trabalho. No setor do armazenamento e da armazenagem, registaram-se cerca de 5,5 acidentes de trabalho por cada 100 trabalhadores a tempo inteiro em 2021 (BLS). Os tipos de acidentes mais comuns são as quedas e os escorregões. Certifique-se de que os seus funcionários estão bem descansados e totalmente concentrados. Além disso, dar aos seus funcionários formação regular em matéria de segurança pode evitar algumas lesões.

É necessária uma estratégia multifacetada para evitar acidentes no local de trabalho. Comece por implementar regras de segurança sólidas que tratem dos perigos típicos do armazém, como a utilização correta do equipamento, o manuseamento seguro de cargas pesadas e a identificação eficiente dos perigos. Regular auditorias de segurança para detetar eventuais riscos e resolvê-los rapidamente. Incentivar os membros do pessoal a comunicar problemas de segurança e quase-acidentes sem se preocupar com retaliações, porque isso promove um ambiente de abertura e melhoria constante. Além disso, dê a todos os membros do pessoal uma formação completa sobre segurança que inclua técnicas de resposta a emergências.

Ao fazer da segurança uma prioridade principal, não só reduz a probabilidade de acidentes, como também promove um ambiente em que os trabalhadores se sentem apreciados e seguros.

Para os responsáveis pelos armazéns, a aquisição de competências é essencial para o seu trabalho. Tente ajudá-los a melhorar tanto quanto possível para pode tirar o máximo partido de cada um deles. Uma vez que tem conhecimento da necessidade de competências de armazém e da forma de as obter, pode começar a atualizar outros aspetos da sua do setor de logística.